+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно нумеровать нотариальные документы

Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства. Правила нотариального делопроизводства утв. Правила нотариального делопроизводства далее - Правила , разработанные во исполнение статей 9 , 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению. Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Нотариальное делопроизводство: порядок, документация, действия

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Ваш e-mail не будет опубликован. Обещаем, спама не будет. Как правильно и какими нитками подшить документы. Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема Видео: Как сшить диплом три дырки? Как сшить документы на уголок: схема Видео: Как сшить документы? Сшивание документов скрепкой степлера Видео: Как правильно прошивать документы? Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы? Видео: Подшивка дела Как сшить дело? Видео: Подшивка дела 1-й вариант. Видео: Подшивка дела 2-й вариант. Анатомия человека 0. Интересное 0. Дети 0. Здоровье 0. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Как правильно пронумеровать и сшить документы

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки. В данной статье рассматриваются способы прошивки документов с использованием фотографий с пошаговой инструкцией, а так же специфика заверки документов в специально предназначенных для этого организациях.

В любой компании нужен порядок, особенно если имеется большой докуметооборот Содержание статьи. Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками — немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов — неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени.

Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа. Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты.

Отверстия для прошивки можно сделать как с помощью толстой иглы, так и с помощью дырокола. Проколы должны находиться с левой стороны листа, на расстоянии 1, см от края. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать. Прошивка через четыре отверстия в основном делается для документов повышенной важности. В этом случае принцип работы немного отличается от вышеприведенного:. Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа.

Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами. Ознакомиться с руководством как рассчитать производительность труда и формула расчета можно здесь. По сути, копия документа не имеет никакой юридической силы без специальной заверки. Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их.

Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист. Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа.

Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице. Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта — 10 рублей за один лист. Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия.

Существует несколько путей решения данного вопроса. Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью. Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами — суд самостоятельно заверит документы при проверке. Исключением является долговая расписка. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков.

В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения.

Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов. Контакты База знаний Организация бизнеса Открытие бизнеса. Время на прочтение: 4 минут ы В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. В любой компании нужен порядок, особенно если имеется большой докуметооборот Содержание статьи 1 Как правильно прошивать нитками?

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:. Please enter your comment! Please enter your name here.

Нотариус должен прошить документы и пронумеровать их. Заверяющая надпись ставится на последнем листе. Если на обороте последнего листа есть какая-либо информация, нотариус вшивает еще один, пустой лист.  Стоимость зависит от вида документа. В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист. Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия. Частые вопросы по заверению документов. Является ли расписка, не заверенная нотариусом, документом?.

Руководство как прошивать и заверять документы

Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур.

Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье. На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации.

В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом.

В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом. Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения.

В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе. Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;. Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.

Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство — весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления.

Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря года. Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет. В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы.

Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия. Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.

Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием по каким бы то ни было причинам , то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации.

А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.

Документы, подлежащие прошивке : В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться. Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов.

Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают. В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения. В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид.

На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано. После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб.

После этого документы изымаются из скоросшивателя. Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи.

Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи. Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив.

В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы. При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания. Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки.

То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет. На некоторых предприятиях используются специальную машинку — брошюратор.

Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки. Следующий этап подготовки документов — их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком. Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол. После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы.

Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись. При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола. Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы.

При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку. Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.

Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку. Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела. Подготавливаем комплект документов. В пачке должно быть не более листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены. Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается. Номера страниц не должны задевать текст документа. Основные инструкции:. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.

Имел ли право нотариус требовать, чтобы документ был именно сшит?

Статья девятая основ о нотариате утверждает, что нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в строгом соответствии с правилами, которые утверждаются Минюстом России вместе с ФНП. Во исполнение данной нормы были утверждены правила нотариального делопроизводства от года. В данных правилах установлен единый порядок работы абсолютно всех нотариусов с документами, а также осуществления контроля над исполнением правил.

Также они регулируют документирование и документооборот нотариуса начиная с момента создания либо же получения им документов до непосредственной передачи в архив либо же уничтожения, включая порядок работы с данными документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, дальнейшую подготовку документов к хранению либо же уничтожению.

Для нотариального делопроизводства используется государственный язык страны, которым согласно шестьдесят восьмой статье Конституции РФ является русский. Вместе с данным языком нотариальное делопроизводство допустимо вести и на языке республики, которая входит в состав Российской Федерации, если таковой язык установлен данной республикой.

Согласно правилам нотариального делопроизводства приоритетной формой, необходимой для оформления документации в нотариальном делопроизводстве, является бумажный носитель. Но, при этом, копии документов, учетные и регистрационно-контрольные формы допустимо создавать, обрабатывать и хранить в базах данных на электронном носителе, но исключительно для учета и необходимого справочно-информационного обеспечения нотариальной деятельности.

Имеющиеся у нотариуса книги, реестры, журналы до внесения в них первой записи обязательно должны прошиваться, а их листы — нумероваться. На оборотной стороне последнего листа производится обязательная запись о числе пронумерованных и сшитых листов, которая заверяется подписью должностного лица, а также оттиском печати нотариальной палаты в том случае, когда книги, реестры, журналы выдаются частнопрактикующим нотариусам, либо же подписью должностного лица, а также оттиском печати территориального органа юстиции в том случае, когда они выдаются нотариусам, работающим в государственных нотариальных конторах.

Так как выдача нотариусам книг, реестров, журналов подлежит обязательной регистрации непосредственно в нотариальной палате либо же территориальном органе юстиции, то на них проставляются еще и дата выдачи и регистрационный номер. Ответственность за организацию и дальнейшее верное ведение делопроизводства, организацию хранения документов, учета и использования архивных нотариальных документов и их сдачу в соответствующий архив на последующее постоянное хранение несет конкретно частнопрактикующий нотариус.

В государственной нотариальной конторе таковая ответственность возлагается согласно приказу территориального органа юстиции на одного из нотариусов, работающих в данной конторе. Территориальные органы юстиции осуществляют контроль над исполнением Правил нотариального делопроизводства теми нотариусами, которые работают в государственных нотариальных конторах, а практикующих в частном порядке нотариусов контролируют территориальные органы юстиции вместе с нотариальными палатами субъектов страны с помощью проведения периодических совместных проверок.

Для проверки создается отдельная комиссия, в которую должно входить не менее двух человек представителей территориального органа юстиции, а также нотариальной палаты.

Персональный состав данной комиссии утверждается по каждой из проверок отдельно. По итогам проведенной проверки составляется справка, отражающая положительные моменты исполнения специалистом Правил нотариального делопроизводства, а также замечания, обнаруженные в ходе проверки в том случае, если они были выявлены, и предложения.

Справку составляют в трех экземплярах и подписывают проверяющие лица и непосредственно нотариус, в отношении которого проводилась проверка. Справки хранятся строго в территориальном органе юстиции, в нотариальной палате и у нотариусов, в отношении которых данная проверка была проведена. Согласно с вышеназванными Правилами нотариальное делопроизводство включает в себя такие действия, как:.

Оформляемыми каждым нотариусом организационно-распорядительными документами в точном соответствии с Правилами нотариального делопроизводства признают документы, которые напрямую связаны с осуществлением нотариального действия, но никак не касаются документального оформления данного действия. Отличительной чертой организационно-распорядительных документов можно считать обязательность указания в них довольно внушительного числа реквизитов, среди которых:.

Правила нотариального производства внесли определенную ясность в порядок совершения нотариусом своей подписи на разных документах. Например, проставляемая в конце организационно-распорядительного документа подпись нотариуса должна состоять из наименования его должности, личной подписи, а также расшифровки подписи, что выглядит следующим образом:.

Организационно-распорядительные документы подлежат обязательной регистрации в журнале организационно-распорядительных документов, а оригиналы данных документов помещаются в советующие номенклатурные дела нотариуса. Кроме организационно-распорядительных документов нотариусам в процессе осуществления своей деятельности довольно часто приходится составлять и отправлять разнообразные письма.

Письмами нотариуса называют оформляемые нотариусом документы, которые не связаны с документальным оформлением нотариального действия.

К таковым документам причисляют ответы на запросы, которые поступили нотариусу; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; различные уведомления; справки и прочие аналогичные документы. Правила нотариального делопроизводства предусматривают оформление писем нотариуса строго на его личном бланке.

В отличие от организационно-распорядительных документов письма нотариуса содержат в себе меньшее число реквизитов, считающихся обязательными. В письмах нотариуса помимо непосредственно текста указывается фамилия и инициалы, должность, наименование нотариального округа либо государственной нотариальной конторы, место, а также точная дата составления и исходящий регистрационный номер письма, его адресат, отметка об имеющихся приложениях, если таковые есть, а также подпись нотариуса.

В письмах, которые исходят от нотариуса, занимающегося частной практикой, кроме перечисленных выше реквизитов указывают наименование нотариальной палаты российского субъекта, членом которого данный нотариус является.

Вместе с тем в выдаваемых нотариусом справках касательно совершенных нотариальных действий, отнесенных Правилами нотариального делопроизводства к разновидностям писем нотариуса, предусмотрен расширенный список обязательных реквизитов. Подобные справки помимо указанных выше реквизитов обязаны содержать наименование, ссылку на документ, на основании которого они выдаются; оттиск нотариальной печати с воспроизведением Государственного герба страны.

Помимо этого в них допустимо указывать дату и номер приказа территориального органа юстиции касательно назначения нотариуса на должность. В проставляемой подписи нотариуса в письмах, которые, как уже говорилось ранее, оформляются строго на личном бланке, должность специалиста не указывается. В том случае, когда документ либо письмо выдаются индивидом, который замещает временно отсутствующего нотариуса, вне зависимости от формы бланка, на котором они оформляются, подпись данного индивида в обязательном порядке должна содержать указание статуса данного индивида, его личную подпись с обязательной расшифровкой.

При оформлении это выглядит так:. Документация, которая поступает нотариусу по почте либо же принимается им на личном приеме, подлежит обязательной обработке. При поступлении документов по почте нотариус сначала проверяет верность их доставки. В том случае, когда документы доставлены данному нотариусу по ошибке, они подлежат обязательному возврату в отделение связи для дальнейшей пересылки по принадлежности.

Далее нотариус вскрывает конверты, которые ему адресованы, и обязательно проверяет наличие в них документов и приложений если таковые имеются. При отсутствии в конверте документа либо же приложения к нему об этом составляется соответствующий акт по установленной форме, один экземпляр которого направляется адресату, второй же приобщается к полученным документам.

Если поступившее нотариусу обращение не содержит никаких данных о фамилии, а также почтовом адресе заявителя, то таковое обращение можно считать анонимным и нотариусом оно не рассматривается. Конверты, в которых нотариусу поступают документы, обычно уничтожаются. Но в некоторых ситуациях, к примеру, для фиксации сведений касательно времени отправки либо же получения документов, касательно адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам.

Во время принятия на личном приеме подлинных документов, которые необходимы для совершения нотариального действия не в день принятия документов либо же для совершения нотариального действия без заявителя, заявителю нотариусом выдается расписка, которая заверяется подписью и оттиском гербовой печати нотариуса. Подобными документами, к примеру, могут быть документы, которые нужны для выдачи свидетельства касательно права на наследство и переданные нотариусу до истечения полугода с момента открытия наследства, либо же документы, которые необходимы для совершения протеста векселя.

Возврат нотариусом таковых документов заявителю тоже производится строго под расписку, выдаваемую, в свою очередь, заявителем в виде отдельного документа либо же в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого оригинала документа. В том случае, если нотариусом на личном приеме принимаются копии документов, то расписка об их получении выдается нотариусом исключительно по просьбе заявителя.

Выдаваемая нотариусом расписка составляется в двух экземплярах, один из которых выдается непосредственно заявителю, а второй помещается в дело нотариуса. Документы, которые нотариус получает в связи с осуществлением нотариальной деятельности, вне зависимости от способа, которым они были доставлены, подлежат обязательной регистрации в журнале входящей корреспонденции.

Не регистрируются только те документы, которые нужны для совершения определенного нотариального действия и подтверждающие конкретные события либо факты в частности, правоустанавливающие документы, документы, которые подтверждают факт рождения либо смерти и проч.

Нотариус регистрирует поступающую к нему документацию непосредственно в день ее поступления. В подтверждение произведенной регистрации нотариус в правом нижнем углу первой страницы поступившего документа обязательно ставит регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции, а также точную дату регистрации. Отдельные документы, поступающие к нотариусу, кроме общей регистрации в журнале регистрации входящей корреспонденции должны учитываться дополнительно согласно двадцать пятому пункту Правил нотариального делопроизводства.

В частности, заявления касательно принятия наследства либо об отказе от наследства подлежат обязательной регистрации в книге учета наследственных дел, заявления о принятии мер по охране наследственного имущества — соответственно, в книге учета заявлений о принятии мер по охране такового имущества, документы касательно принятия денежных средств либо ценных бумаг в депозит нотариуса — в книге учета депозитных операций.

Но в отличие от общей регистрации Правила не предусматривают проставления регистрационных данных особого учета на поступившем документе. После этого зарегистрированный документ подлежит предварительному рассмотрению специалистом в течение пяти суток, чтобы оценить его содержание и принять решение касательно необходимости, сроков и дальнейшего порядка исполнения.

В зависимости от содержания такового документа нотариус может предпринять следующие решения:. Документ направляется иному нотариусу либо в территориальный орган юстиции в течение семи суток с момента поступления. О направлении данного документа нотариус строго в обязательном порядке сообщает лицу, от которого к нему поступил данный документ.

Поступившее нотариусу обращение документ признается исполненным в том случае, когда решены все поставленные в нем вопросы и по необходимости заявителю дан ответ. В отметке должна содержаться дата и личная подпись специалиста. Документы, которые исходят от нотариуса, подлежат обязательной регистрации в журнале исходящей корреспонденции. Исключением из этого правила можно назвать документы, которыми оформляется совершенное нотариальное действие акты, свидетельства, постановления и проч.

В подтверждение регистрации такового документа на нем проставляется регистрационный номер, а также точная дата регистрации по журналу исходящей корреспонденции. Помимо этого проставляется подпись нотариуса и, при необходимости, — оттиск его печати. Второй экземпляр такового документа помещается в дело нотариуса. Исходящие от нотариуса документы допустимо направлять адресатам по почте либо передавать нарочными. Исходящие документы отправляются либо передаются не позднее пяти суток рабочих с даты их подписания.

Передача документа нотариусом заявителю допустима и на личном приеме. В такой ситуации заявитель составляет расписку о получении документа или в виде отдельного документа, или в виде определенной записи на экземпляре документа, который остается в делах у нотариуса.

Как было сказано ранее, подпись нотариуса на документах заверяется оттиском принадлежащей ему печати. Если от нотариуса исходит документ, который требует особого удостоверения его подлинности, то, в таком случае, подпись специалиста на нем заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба страны.

На прочих документах подпись допустимо заверять оттиском печати без воспроизведения Герба. Для изготовления, а также дальнейшего использования и уничтожения гербовых печатей нотариусов установлены специальные требования. Этим стандартом установлены форма, размер, технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба нашей страны. Так, государственный стандарт предусматривает то, что гербовые печати несут в себе не меньше, чем четыре обязательных составляющих защиты от подделки.

Для изготовления клише печати следует использовать резину, которая подходит для лазерной гравировки, либо иные материалы с техническими показателями, которые данной резине соответствуют. Фамилия, инициалы, должность нотариуса, место его нахождения либо наименование государственной нотариальной конторы, которые указываются на таковой печати, подлежат размещению в конкретном месте информационного поля печати. Ограничительные требования касаются не только клише, но и краски, с применением которой производится оттиск.

Согласно правилам нотариального делопроизводства для выполнения оттиска данной печати допустимо использовать исключительно штемпельную краску голубого, синего либо фиолетового цвета. Специальные требования предъявляются также к порядку уничтожения печати.

Отдельно стоит упомянуть о том, что нотариальная печать с воспроизведение Герба страны подлежит уничтожению не непосредственно нотариусом, а территориальным органом юстиции. При сложении своих полномочий либо освобождении от полномочий того специалиста, который занимается частной практикой, увольнении нотариуса из государственной конторы, при изменении места нахождения нотариуса либо наименования государственной нотариальной конторы, указанных на таковой печати, в течение тридцати суток с момента наступления соответствующего события нотариус передает свою печать для последующего уничтожения в территориальный орган юстиции.

Передача печати осуществляется по акту, составляемому в двух экземплярах. Акт утверждается непосредственно начальником территориального органа юстиции и один из экземпляров возвращается нотариусу.

При наступлении обстоятельств, которые делают невозможной передачу печати непосредственно нотариусом в частности, его смерть, тяжелая болезнь, объявление в розыск, лишение права на осуществление профессиональной деятельности по судебному решению и проч. При оформлении документов нотариус кроме печатей может использовать строго с неукоснительным соблюдением установленных правил также мастичные штампы.

Согласно одному из таких правил выполнение оттиска мастичного штампа допускается исключительно штемпельной краской голубого, синего либо фиолетового цвета. Если же мастичный штамп применяется для исполнения удостоверительной надписи нотариуса, то незаполненные места штампа дописываются специалистом или от руки, или с помощью технических средств. Но дописывать допускается также красителями голубого, синего либо фиолетового цвета.

При осуществлении профессиональной деятельности нотариус использует определенные бланки, которые предназначены для совершения нотариальных действий, а также личные бланки нотариуса. Применяемые частнопрактикующими нотариусами бланки для совершения нотариальных действий являются бланками единого образца, которые изготавливают на особой бумаге с водяными знаками и с использованием прочих видов защиты, применяемых к защищенной от подделок полиграфической продукции.

Для них установлены особые условия хранения в металлических шкафах, сейфах и либо в специально оборудованных помещениях в условиях, которые исключают порчу и хищение. Форма, порядок изготовления, учета, а также использования бланков разрабатываются и затем утверждаются строго ФНП по обязательному согласованию с Минюстом РФ. Согласно с пунктом вторым данного Положения указанные бланки применяются при совершении нотариальных действий помимо:.

На бланке для совершения нотариальных действий необходимо оформлять все страницы абсолютно всех экземпляров нотариального акта, исключение составляют экземпляр стороны договора, которая производит отчуждение имущества, а также документы, которые остаются непосредственно в делах нотариуса.

В соответствии со статьями 9, 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля г.

Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства. Правила нотариального делопроизводства утв. Правила нотариального делопроизводства далее - Правила , разработанные во исполнение статей 9 , 12 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от Правила регулируют документирование и документооборот с момента создания или получения документов до передачи их в архив или уничтожения, включая порядок работы с документами, контроль, ведение и заполнение документов, связанных с совершением нотариальных действий, составление номенклатуры дел, подготовку документов к хранению или уничтожению.

Правила не устанавливают порядок совершения нотариальных действий, формы реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных надписей нотариуса на сделках и свидетельствуемых документах. В случае установления республикой, находящейся в составе Российской Федерации, государственного языка республики делопроизводство наряду с государственным языком Российской Федерации может вестись также на государственном языке республики.

Оформление всех видов документов документирование в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях, а также в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Правилами. Организацию и правильное ведение делопроизводства, хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение обеспечивают:.

Нотариус, занимающийся частной практикой, вправе приказом возложить ведение делопроизводства или поручить выполнение отдельных видов работ, предусмотренных Правилами, одному или нескольким работникам нотариальной конторы в рамках их трудовых функций.

В государственной нотариальной конторе ведение делопроизводства также может быть возложено приказом территориального органа на одного из работников, не являющихся нотариусом. При возложении ведения нотариального делопроизводства на лицо, не являющееся нотариусом, правильность организации и ведения нотариального делопроизводства обеспечивают нотариусы, указанные в пункте 3 Правил.

Контроль за исполнением Правил нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, осуществляют территориальные органы. Контроль за исполнением Правил нотариусами, занимающимися частной практикой, осуществляют территориальные органы совместно с нотариальными палатами субъектов Российской Федерации далее - нотариальные палаты в порядке, установленном главой XIII Правил.

Проверка исполнения Правил нотариусом, впервые приступившим к осуществлению нотариальной деятельности, проводится через год после наделения его полномочиями нотариуса. Проверка исполнения Правил может проводиться в иные сроки, если законодательством субъекта Российской Федерации для проведения проверок организации работы нотариуса установлены специальные сроки.

Нотариус оформляет следующие организационно-распорядительные документы, не касающиеся документального оформления нотариального действия:. Организационно-распорядительные документы нотариуса имеют следующие реквизиты:. Текст организационно-распорядительного документа может подразделяться на констатирующую преамбулу и распорядительную части. Преамбула составляется, если предписываемые действия нуждаются в обосновании и разъяснении. Подлинники организационно-распорядительных документов помещаются в соответствующие номенклатурные дела нотариуса.

Документы, исходящие от нотариуса, не связанные с документальным оформлением нотариального действия запросы, ответы на запросы, поступившие нотариусу; извещения, письма нотариуса; информационные сообщения в нотариальные палаты; сопроводительные записки к статистическим отчетам; уведомления; справки и другие аналогичные документы , оформляются в соответствии с настоящей главой.

Запросы о правовой помощи по вопросам, связанным с нотариальной деятельностью, оформляются в соответствии с требованиями международных договоров и законодательства Российской Федерации, подписываются нотариусом, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Документы, исходящие от нотариуса, кроме документов, подлежащих регистрации в реестре для регистрации нотариальных действий, содержат следующие реквизиты:. Реквизиты, указанные в подпунктах "а" - "д" настоящего пункта, могут располагаться как в левом верхнем углу документа, так и продольно в произвольной последовательности.

Если документ оформляется с использованием личного бланка нотариуса или бланка государственной нотариальной конторы, то реквизиты повторно не указываются. В справках могут указываться дата и номер приказа территориального органа о назначении на должность нотариуса.

N Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа на бланке с угловым расположением реквизитов или справа под реквизитами бланка при продольном расположении реквизитов бланка. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже. При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения. При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

При адресовании документа руководителю заместителю руководителя организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя заместителя руководителя , включающее наименование организации и фамилию, инициалы должностного лица.

При адресовании письма физическому лицу указываются его фамилия и инициалы, почтовый адрес название улицы, номер дома, квартиры; название населенного пункта город, поселок и другое ; название района; название республики, края, области, автономного округа области ; название страны для международных почтовых отправлений ; почтовый индекс.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи без досылки по почте почтовый адрес не указывается. При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: " по списку ". В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список лист, указатель рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно. Дата письма, как правило, оформляется в день подписания при его регистрации. В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ "нотариус", "временно исполняющий ая обязанности нотариуса" , личная подпись и ее расшифровка, например:.

Нотариус личная подпись И. Фамилия Временно исполняющий обязанности нотариуса личная подпись И. Если в тексте документа должность временно исполняющего обязанности нотариуса указана полностью, в реквизите может использоваться сокращенное наименование должности "ВРИО". Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и экземпляров приложений, например:.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, наличие приложения оговаривается, например:. Приложение: письмо Федеральной нотариальной палаты от Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то об этом делается отметка, например:.

При ответе на запрос указывается ссылка на дату и номер документа-запроса. Входящие документы, поступающие к нотариусу, занимающемуся частной практикой, или в государственную нотариальную контору, проходят следующую обработку. Нотариусом определяется правильность доставки документов: ошибочно доставленные документы без вскрытия конвертов возвращаются в отделение связи для пересылки по принадлежности.

Конверты вскрываются, проверяется наличие документов и приложений к ним. Конверты, в которых поступили документы, как правило, уничтожаются. В отдельных случаях для фиксации сведений о времени отправки или получения документов нарушение сроков отправки и получения , адреса отправителя, если он отсутствует в самом документе, конверты прикрепляются к поступившим документам. Документы, в том числе заявления, могут быть приняты нотариусом на личном приеме.

Если нотариусу на личном приеме переданы подлинные документы, необходимые для нотариального производства, но при этом нотариальное действие не совершается в день принятия документов или совершается без заявителя например: документы, необходимые для выдачи свидетельства о праве на наследство, переданные нотариусу до истечения шести месяцев со дня открытия наследства, документы для совершения протеста векселя , заявителю выдается расписка в получении документов нотариусом далее - расписка , заверенная подписью нотариуса и оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Исключение составляют принятые на личном приеме заявления, подлежащие регистрации и или специальному учету. Расписка составляется в двух экземплярах, один из которых помещается в дело нотариуса, второй - вручается заявителю.

Расписка также может быть оформлена в виде записи на копии соответствующего документа. Возврат нотариусом указанных документов заявителю производится под расписку, которая оформляется в виде соответствующей записи на остающейся в делах нотариуса копии возвращаемого подлинного документа или на имеющемся в деле нотариуса экземпляре расписки.

Регистрации подлежат все документы, получаемые нотариусом и связанные с нотариальной деятельностью, независимо от способов их доставки. Исключение составляют документы, необходимые для совершения конкретного нотариального действия, подтверждающие определенные факты или события например, правоустанавливающие документы, документы, подтверждающие факт рождения, смерти , а также образы электронных документов на бумажном носителе, отображения на бумажных носителях информации, полученной из государственных реестров, федеральных информационных ресурсов, государственных регистров, находящейся в открытом доступе, в случаях, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования, утвержденным приказом Минюста России от Журнал регистрации входящей корреспонденции ведется в электронной форме.

На документе в правом нижнем углу первой страницы ставятся регистрационный номер по журналу регистрации входящей корреспонденции и дата регистрации.

Документы, подлежащие специальному учету, поступившие по почте, сначала регистрируются в журнале регистрации входящей корреспонденции, а затем - в книге специального учета.

Документы, принятые на личном приеме и подлежащие специальному учету, в журнале регистрации входящей корреспонденции не регистрируются. Зарегистрированный документ, исходя из оценки его содержания, подлежит предварительному рассмотрению нотариусом в течение пяти рабочих дней с момента регистрации для решения вопроса о необходимости, сроках и порядке исполнения документа подлежит ли документ принятию к нотариальному производству, требуется ли ответ автору обращения и т.

Ответ по существу дается заявителю не позднее 30 дней с момента регистрации документа, если законодательством Российской Федерации не установлены иные сроки исполнения. Не подлежат рассмотрению обращения, не содержащие данных о фамилии наименовании организации и почтовом адресе заявителя, по которому должен быть направлен ответ. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается его автору, если его фамилия наименование организации и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если в письменном обращении содержится вопрос, на который автору обращения многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, нотариус вправе принять решение о прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется автор обращения.

В случае если текст письменного обращения не позволяет определить его суть, ответ на него не дается, о чем письменно сообщается автору в течение 7 дней со дня регистрации обращения. Документ, относящийся к компетенции другого нотариуса заявление о принятии наследства направлено нотариусу, в чью компетенцию не входит оформление наследственных прав и т.

Если нотариусу, получившему документ, неизвестно, к компетенции какого нотариуса относится разрешение поставленных в нем вопросов, документ направляется в соответствующий территориальный орган для дальнейшей передачи по принадлежности. О направлении документа другому нотариусу или в территориальный орган в письменной форме сообщается лицу, от которого поступил документ. Обращение, не относящееся к компетенции нотариуса, не позднее семи дней со дня регистрации возвращается отправителю с соответствующим разъяснением.

Поступившее обращение документ считается исполненным, если решены все поставленные в нем вопросы и в случае необходимости дан ответ заявителю.

Обращение документ , экземпляр ответа на него, другие связанные с ним документы помещаются в дело. На экземпляре обращения документа , не требующего ответа, проставляется соответствующая отметка, содержащая дату и подпись нотариуса.

Пункт Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в форме электронного документа, или в письменной форме - по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем к нотариусу в письменной форме. Образ обращения, поступившего в электронной форме, и образ ответа в электронной форме на такое обращение на бумажном носителе помещаются в соответствующее номенклатурное дело.

Журнал регистрации исходящей корреспонденции ведется в электронной форме. На исходящем документе проставляются регистрационный номер по журналу регистрации исходящей корреспонденции и дата регистрации. Исходящие документы передаются непосредственно заявителю или адресату под расписку, которая оформляется соответствующей записью на экземпляре документа, остающегося в делах, или направляются по почте, а также электронной почте. Исходящие документы отправляются или передаются адресатам не позднее пяти рабочих дней с даты их подписания.

При отправлении передаче документа один экземпляр остается в делах нотариуса. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампы и бланки нотариуса. Изготовление, использование, хранение и уничтожение печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации нотариусами осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от III , ст.

Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Госстандарта России от На документах, подтверждающих совершение нотариального действия, запросах нотариуса об истребовании сведений и документов в связи с совершаемым нотариальным действием, на уведомлениях, адресованных органам государственной власти и местного самоуправления, в иных случаях, предусмотренных законодательством или определенных Правилами, подпись нотариуса заверяется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

На иных документах, в том числе на гражданско-правовых договорах, обеспечивающих деятельность нотариуса, подпись нотариуса может быть заверена оттиском печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации. Оттиски печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Добрый день. При отказе нотариуса в совершении нотариального действия по вашей просьбе нотариус в соответствии со ст. А также —. Также имеете право обратиться с жалобой в прокуратуру и в Федеральную нотариальную палату. Статья 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате утв. ВС РФ Необходимо понимать, что при скреплении документа при помощи степлера часть текста документа будет заверена подписью и печатью органов опеки, а часть нет.

Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки.

Есть ли какая-либо статья или законодательный акт, регламентирующий оформление многостраничного документа нотариусом? Знаю, что его нужно сшивать. Но принципиально ли чем — нитками или скобами степлера? Или это остается на усмотрение нотариуса?

Статья девятая основ о нотариате утверждает, что нотариальное делопроизводство осуществляется нотариусами в строгом соответствии с правилами, которые утверждаются Минюстом России вместе с ФНП.

От правильной постановки ведения делопроизводства в нотариальной конторе в значительной мере зависит надлежащая организация нотариусов, четкое и быстрое обслуживание граждан и организаций, культура оформления документов. К сожалению, на сегодняшний день порядок ведения делопроизводства является одним из самых не урегулированных законодательством вопросов нотариальной практики. В соответствии со ст. Однако до настоящего времени правила ведения делопроизводства не разработаны. Единственным документом, формально не отмененным, хотя и существенно устаревшим, является Инструкция по делопроизводству в государственных нотариальных конторах РСФСР, утвержденная Министерством юстиции РСФСР 19 августа г.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. feireciring

    Первым делом нужно взять зонтик)))

  2. mistiba

    Где-то слышал , что в Румынии двойное налогообложение правда или нет? Там заробитчане платят в казну своей страны налог работая например в Англии

  3. Конкордия

    Я думаю, судья, принявший постановление просто посмеялся над человеком. Он прекрасно знает о коррупции на местах. Если бы он принял ПРАВИЛЬНОЕ решение, арест начальника отдела полиции за самоуправство и т.д, то его сотрудники за сутки купили бы и вернули имущество, которого конечно же давно нет на штрафплощадке.

  4. Инна

    Самое главное правило: НИ В ЧЁМ НЕ СОЗНАВАЙТЕСЬ НИКОГДА! На вопросы отвечайте, чем кратче тем лучше. Основное слово не помню .