+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Размеры для прошивки документов

На чтение 24 мин. Опубликовано Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 3 способа прошить документ

Как правильно подшивать документы?

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам.

Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери. Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации. Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации. Ваш e-mail не будет опубликован. Обещаем, спама не будет. Как правильно и какими нитками подшить документы. Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема Видео: Как сшить диплом три дырки?

Как сшить документы на уголок: схема Видео: Как сшить документы? Сшивание документов скрепкой степлера Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Как сшивать документы для налоговой: правила, образец Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец Как прошить тетрадь учета: образец Видео: Как ИП прошить документы?

Видео: Подшивка дела Как сшить дело? Видео: Подшивка дела 1-й вариант. Видео: Подшивка дела 2-й вариант. Анатомия человека 0. Интересное 0. Дети 0. Здоровье 0. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован.

Размеры для сшивания документов

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов. Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур.

Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье. На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.

Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот.

В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом. Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе. Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков.

Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет. Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство — весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы?

Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря года. Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия. Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений.

Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием по каким бы то ни было причинам , то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.

Документы, подлежащие прошивке : В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц.

Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться. Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов.

Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают. В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.

В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально. Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано. После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка.

Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя. Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись.

Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи. Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив.

В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки. В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола.

Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы. При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь. В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается.

Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания. Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки. Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе.

Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет. На некоторых предприятиях используются специальную машинку — брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки. Следующий этап подготовки документов — их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией.

Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны.

При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком. Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол. После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы.

Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись. При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия.

После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола. Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы.

При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку. Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела. Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации. Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку.

Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.

Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии. О бумаге subscribers.

Как нужно правильно прошивать документы предприятия по ГОСТу, какие инструкции и нормы существуют, пошаговое руководство и подробное описание.

Как прошивать документы

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе. Делопроизводство и документооборот — достаточно сложные во многих отношениях процессы. Это относится и к прошивке документов. Ведь довольно часто бумаги, которые необходимо подшить и сдать в архив, возвращают из-за того, что они неправильно сшиты.

Как правильно сшивать документы? Ответ на этот вопрос дают Методические рекомендации по делопроизводству, которые утверждены приказом Росархива от Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел. Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать.

Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки или шпагат , прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя или уполномоченного лица. Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела.

Обложки могут быть:. Стандартные обложки обычно имеют размер х миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов. Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения от двадцати пяти лет.

А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона. Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:. Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки пропущенные листы , то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры буквы.

Например, 5, 6, 6а, 7…. Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново.

Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер.

Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается. Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток банковского шпагата, ниток ЛШ и игл.

Для того чтобы сшить документы это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело , на левом поле примерно в 1,5 сантиметрах от текста шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним нижним проколами должно быть три сантиметра.

Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить.

Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны. После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела.

В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле цифрами и прописью , а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов.

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити оставляя концы свободными , которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично — на листе дела.

Получать новые комментарии по электронной почте. Вы можете подписаться без комментирования. Оставить комментарий. Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить документ. Документ напечатан на двух сторонах, прошит. Всего 5 листов, 9 страниц. Что указывается на прошивке: листы или страницы?

У меня следующий вопрос. При подаче заявления о регистрации договора уступки на объект промышленной собственности в разделе Приложения указывается перечень документов, первым из которых идет сам договор в кол-ве 4 экз. Вопрос: считается ли титульный лист для указания кол-ва листов или же достаточно указать только кол-во листов самого текста договора? Филипп, добрый день!

Вам еще необходимо включить в количество листов договора и титульный лист. Здравствуйте, Филипп. Вам также необходимо включить в количество листов договора и титульный лист. Таисия, добрый день. Заявление необходимо обязательно пронумеровать. Сшивать на ваше усмотрение. Добрый день! Руслан, доброго вам дня. Титульный лист вам необходимо обязательно указать, как составляющую часть договора.

Здравствуйте, Надежда. В данной статье подробно рассказывается, как правильно пронумеровать документы при сшивание для архива. Как пронумеровать книгу доходов и расходов, начиная с первого листа, где заполняются реквизиты предпринимателя или уже с листа, где таблицы?

Нумерация любых сшиваемых и опечатываемых документов, включая указанную вами книгу, всегда производится начиная с первого после обложки листа и до последнего — также до обложки, это общий стандарт. Здравствуйте, Варвара. Вам необходимо пронумеровать с самого первого листа, где заполняются реквизиты. Сотавляется журнал учёта. На заверительной записи указывается число листов вместе с титульным? Он отдельным листом. И второе — если листы двустороннего заполнения, в заверительной записи это как-то отражается?

Здравствуйте, Алёна. Да, в заверительной записи необходимо учитывать и титульный лист и отразить, что листы двустороннего заполнения. Алена, при необходимости в особенностях имеющихся документов и их состояния, в заверительной записи можно отразить номера листов с дввустороннего заполнения. Добрый вечер! В учреждении дошкольного образования ведется в соответствии с примерной номенклатурой дел журнал движения детей, срок его хранения 1 год, нужно ли этот журнал прошивать и нумеровать страницы?

Изабелла, здравствуйте. Все журналы, которые имеют номенклатурный номер, в которых ведутся разнообразная регистрация, должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены печатью и подписью руководителя организации. Марк, в инструкциях по делопроизводству и в методических рекомендациях нет такого пункта, где бы оговаривались сроки прошивки документов, поэтому, чем раньше вы это сделаете, тем лучше. На практике это обычно делается в феврале-марте. Марк, здравствуйте. Какого то определенного времени для сшивки документов нет, но чем быстрей произойдет сшив документов, тем лучше.

Добрый день, подскажите пожалуйста,оговорено ли в законодательстве чем нумеровать страницы при прошивке — карандашом или ручкой? Фаина, здравствуйте. На основании правил работы с архивной документацией, листы нумеруют простым карандашом в верхнем правом углу. При перенумерации, прежний номер зачеркивается одной чертой, рядом пишем новый номер листа.

Фаина, в Инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, — написано, что нумерация страниц производится простым карандашом. Николай, не давайте безграмотных советов! Ужас какой! Кто же ее учил сшивать так документы многостраничные?! Да еще и выложила этот дебилизм в инет!

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

На чтение 24 мин. Опубликовано Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить.

Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров. Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги.

Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов. Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел. Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать.

Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку. Базовыми, то есть такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:.

Каким именно образом в том числе — прошивкой или переплетом должна быть обеспечена сохранность документов в архивах организаций — об этом Закон не говорит. Однако он определяет, что любая передача документов в государственный или муниципальный архив производится только в отношении упорядоченных документов статья 23 , а упорядочение архивных документов — это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения дела , описанию и оформлению таких единиц хранения дел в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти статья 3.

Как известно, такие Правила утверждены в г. Согласно им, одним из основных видов физико-химической и технической обработки архивных документов на бумажной основе является переплет архивных документов подпункт 2.

Таким образом, Закон на стороне переплета. К сожалению, отличие прошивки от переплета выше так и не было разъяснено. В чем же оно, в самом деле? Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела.

Обложки могут быть:. Стандартные обложки обычно имеют размер х миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера.

Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов. Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения от двадцати пяти лет. А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона. Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:.

Единственное место на документах, которое не содержит указание на то где нужно расписаться имеется на оборотной стороне последнего листа Устава. Все документы, составленные более чем на одном листе как правило речь идёт об Уставе при регистрации ООО или регистрации ЗАО должны быть прошиты.

Если другие документы получаются у Вас на нескольких листах, то их так же необходимо прошить и расписаться уже всем лицам учредителям на прошивке на обратной стороне документа. Заявление в налоговую обычно прошивает уже нотариус. Зачем это нужно — прошивка документов нужна для того, что бы не подписывать каждый лист документа в отдельности.

Прошить документ, означает, что необходимо либо просто прошить эти документы иголкой с ниткой сложенной в несколько раз , либо пробить дыроколом дырочки и пропустив через них шнур или те же нитки завязать их на обратной стороне документа двойным узлом. После этого, необходимо приклеить сверху шнура листок бумаги, написать прошито, пронумеровано, указать количество листов и расписаться на месте прошивки.

В процессе своей работы сотрудники складывают документы по мере поступления путем пробивания обычным дыроколом в арочные папки. Сразу же им присваивается номер с-но номенклатуре и печатается наименование, вставляется в торец затем он нам понадобится. По окончании месяца!

Прикладывается сверху. Можно сразу и пронумеровать напр. Бывают, конечно, моменты, когда нет еще оригинала, но тогда я вкладываю факс, также пронумеровываю и приклеиваю стикер! Когда приходит оргинал, я просто их заменяю. Обычно количество документов уже больше не меняется. Далее все переложенные, пронумерованные дела картонные папки мы перекладываем в картонные коробочки из-под бумаги -стоя они немного тесновато, но входят — проверено! На коробочках мы приклеиваем крупно напечатанный список дел, которые сюда поместились.

Такое складывание дает более экономичное расходование пространства, к тому же спереди очень хорошо видно, что и где хранится! Подготовить журналы конфиденциальных документов для прошивки и последующего переведения на режим архивного хранения. Теоретические положения Общие рекомендации по прошивке документов формата А4 можно почерпнуть из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.

Приказом Росархива от Чаще всего необходимость прошить документы возникает при отправке пакета документов на тендер и при архивной обработке дел. Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки шнуровки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию.

Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата форматов А3, А2 разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа.

При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Лист с наглухо наклеенными документами фотографиями, вырезками, выписками и др. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист.

На таких листах на обороте или в свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Если к документу листу подклеены одним краем другие документы вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле, вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных с буквенными дополнениями номеров листов. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов чертежи, фотографии, рисунки и др.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.

На каждый прошитый комплект документов необходимо иметь опись. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные:. Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки пропущенные листы , то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры буквы.

Например, 5, 6, 6а, 7…. Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается. После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись.

Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле цифрами и прописью , а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов.

Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити оставляя концы свободными , которыми прошито дело, и скрепляться печатью.

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам.

Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса. Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

К сожалению, или счастью, но на сегодняшний день нет единого положения или закона, который поясняет, как правильно готовить документы для сшивки. Прежде чем готовить какие-либо бумаги, нужно уточнить правила инстанции в которую направляетесь. Только так можно избежать ошибок при сшивке. Согласно нормативам ГОСТа, папки шьются на 4 отверстия. Такой вид сшивки считают основным. Однозначно, запрещено использовать для сшивки скотч, металлические скрепки, все виды клея.

Прошивку проводят только ниткой по проколотым отверстиям. Каждая государственная организация предъявляет свои требования. К ним относится вид сшивания, заверения и т. Наша статья поможет вам сориентироваться в видах сшивки, подскажет тонкости в подготовке папок с документацией.

Нумерация проставляется арабскими цифрами в редких случаях — римскими , по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:. Данная схема идеально подходит для документации, которая хранится в офисе до 10 лет, например налоговая отчетность.

Для работы нужна нить длинной не менее см. Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см. Правила сшивания документации нитью читать тут. Ширина между проколами и отступом стандартная. Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.

Станками для хранения сшивания документации называют специальные приспособления, имеющие в основании деревянную станину. Чаще всего станину изготавливают из бука или дуба. Соответственно, стоимость такого архивного изделия достаточно высока порядка 1 рублей за единицу. Каждый станок оснащён специальной боковой линейкой для выравнивания листов и прижимной планкой, обеспечивающей надёжную фиксацию. Толщина прошивки в зависимости от модели станка может составлять до сантиметров.

Перед упаковкой документа рекомендуется разместить на станине специальный картон для упаковки, который будет играть роль переплёта. Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1, см. Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:.

Стандартные обложки обычно имеют размер х миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов. Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения от двадцати пяти лет.

А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона. При подготовке сшитых папок в архив следует учесть некоторые правила. Допущенные ошибки приведут к возврату сшитой папки для внесения поправок.

Правило 3. Листы складываются и нумеруются строго согласно описи. Порядковый номер в описи и листе должны совпадать. Правило 4. В нем прописывают все особенности предоставляемой папки поврежденные листы, возможные исправления.

Правило 6. Сшивку проводят дважды, по схеме 4. Одновременно сшивается вся папка вместе с обложкой. Ознакомьтесь с правилами правильной прошивки в инструкции.

Правило 7. Узелок и хвостики закрывают фиксатором размером 4 на 5 см или 4 на 6 см. Длинна хвостиков не менее 5 см. Заверение фиксатора выполняется по стандартам ГОСТа.

Ознакомьтесь с правилами и возможными ошибками. Если пропущен лист, на нем допускается проставление номера с буквенным знаком. После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела.

В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле цифрами и прописью , а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов. Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров.

Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити оставляя концы свободными , которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично — на листе дела.

Сшивка углом возможна только для первичной документации, например кассовых отчетов. Этот вариант подразумевает сшивку в левом верхнем углу. Данная техника прошивки позволяет использовать для сшивки ленту. Уголки можно дополнительно защищать цветным картоном, либо плотной бумагой. Они гарантируют меньшую изнашиваемость документа. Подробная инструкция по прошивке документов уголком предоставлена в видео ролике.

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами приказ начальника, служебная инструкция.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы. Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями. В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:. Прежде чем приступать к сшивке, необходимо сложить листы в правильной последовательности.

Нумерацию лучше проводить после того, как листы у же сшиты. Тогда вероятность допущения ошибки в проставлении номеров сводится к минимуму. Последовательность вложения некоторых страниц зависит от того, куда планируется предоставление сшивки. Прошивку проводят согласно схем предоставленных выше. Схема 2 используется для документов, срок хранения которых не превышает 5 лет.

Схема 3 рекомендована для налоговых документов. Схема 4 для документов срок хранения которых лет. Для документации которая хранится свыше 25 лет желательно проводить сшивку на пять отверстий. Он может быть нескольких видов. Желательно приготовить напечатанные заготовки заранее. Для предприятий всех форм собственности обязательна оригинальная подпись и печать. Их размещают так, чтобы захватить часть чистого листа. Только так можно защитить сшивку от подделки документов. Обратите внимание на ГОСТ.

Использование любых оттисков не допустимо. Заверять подготовленные документы можно только мокрой печатью и живой подписью. Подготовка документации для сшивки требует определенных знаний. Доверять такое ответственное дело человеку без должных навыков довольно рискованно. В некоторых случаях возврат документов на доработку может принести немало хлопот.

И дело тут вовсе не в репутации предприятия, а в проверках и штрафах. Зачастую, при обнаружении ошибок налоговая инспекция требует оригиналы, либо выезжает на проверку.

В таком деле важно все, нитки для шитья, прозрачность фиксатора на тыльной стороне сшивки, аккуратность сборки. Всегда уточняйте у инспектора о правилах сшивки. У каждой организации могут быть свои правила, которые несколько отличаются от стандартов. Прошивка официальных бумаг необходима для того, чтобы избежать случайных потерь документации.

Как правильно подшивать документы? Прошивка (шнуровка) документов от А до Я

Для того, чтобы сдать важные бумаги в архив или банк, предоставить отчет в налоговую или иную финансовую организацию, необходимо произвести прошивку документов. Подобная процедура оформления обусловлена практическими причинами, обеспечивающими невозможность случайных потерь отдельных листов, а также мерами безопасности. Стоит выяснить, как правильно прошить многостраничный документ. На сегодняшний день общих нормативных принципов сшивания документации по ГОСТу не предусмотрено. Среди нормативных актов, на которые следует опираться при подготовке материалов в государственные органы, выделяются следующие:. По причине отсутствия строгой регламентации в вопросе делопроизводства при подготовке требующихся отчетов возникает необходимость изучать рекомендации именно того учреждения, куда будут направлены бумаги.

Если документы сшиты неправильно. Неправильная прошивка документов может стать причиной для отказа в их принятии. А это потерянное время, усилия и деньги на ветер. Неверная или некачественная прошивка документов вашей организации может служить поводом для отказа заинтересованных лиц от сотрудничества. Если документы прошиты неаккуратно, то велика вероятность их расформирования или вовсе подмены, что в дальнейшем при проверке будет очень сложно доказать.  Нестандартная – применяется, если формат документов имеет необычный размер. Для долгого хранения – такие обложки делают из прочного картона для более длительного хранения. Они должны быть плотными и износостойкими.

Как правильно прошить документ по ГОСТу

Обеспечить нормальное хранение и эксплуатацию архива можно только в том случае, если документы правильно подшиты. Как это сделать? Разбираемся в вопросе. Делопроизводство и документооборот — достаточно сложные во многих отношениях процессы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

Активировать демодоступ.

Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция 13 октября Несмотря на простоту действий, прошивка документов является важным организационным моментом, в котором совершать ошибки недопустимо. Именно поэтому в каждой организации должны быть сотрудники, умеющие выполнять этот процесс. Неправильно прошитые документы могут повлечь за собой серьезные проблемы. Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.

Довольно часто предприниматели и предприятия сдают документы в сшитом виде по разным инстанциям. Большинство государственных организаций требуют определенный пакет документов, который обязательно должен быть сшит по всем нормам и правилам. Особенно важно соблюдение этих тонкостей при сдаче документации в налоговую, архив, регистрации предприятия, заверки документов у нотариуса. Для подготовки такой сшивки нужно владеть не только навыками и техникой сшивки, необходимо знать правила, последовательность подготовки документов.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. giebuldeohoc

    Спасибо. Работаю в польше.как жить-то хорошо,как отложить-то до 2012 я в украине зарабатывал столько же.

  2. Любомир

    Эти животные в Польше и так берут деньги за постановку на консульский учёт.

  3. Трофим

    Жаль нет смайла с выстрелом в голову(