+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Общие требования к оформлению кадровых документов

В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. Данное требование к кадровому учету любой организации определено прежде всего в нормах ТК РФ. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 23.03.2019г. Технические требования к оформлению документов.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Помимо прочего, ГОСТ меняет порядок заверения копий документов. Организационно-распорядительная документация. Требования стандарта являются рекомендуемыми. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см. Текст документа печатается через 1—1,5 межстрочных интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Печать не должна попадать на подпись. Многостраничные локальные нормативные акты могут иметь титульный лист. Подключить бератор. Оператор лотереи будет обязан раскрывать информацию органу государственного надзора. Это сведения С 1 января года работников можно устраивать на работу с электронной трудовой книжкой. В связи Всё о влиянии карантина на бухучет, налогообложение, ведение бизнеса и трудовую деятельность.

Всё, что изменилось в правилах начисления и выплаты отпускных в году. Ответственность Приятная новость для обвиняемых в уклонении от налогов. Налоги Банкротов освободят от уплаты НДС при продаже товаров и услуг. Электронные трудовые книжки. Все выпуски.

Требования к организаторам азартных игр станут жестче Бухучет при работе в условиях распространения коронавируса Об электронной трудовой книжке Коронавирус Всё о влиянии карантина на бухучет, налогообложение, ведение бизнеса и трудовую деятельность.

Отпускные Всё, что изменилось в правилах начисления и выплаты отпускных в году. Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Общие требования к составлению и оформлению кадровой документации

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов распоряжений по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов распоряжений , а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора.

К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Реквизит документа — это обязательный элемент оформления официального документа п. ГОСТ Р 6. Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации при ее наличии. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие. Наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания принятия решения , для акта — дата события.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Незарегистрированный документ юридической силы не имеет.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже:. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес:. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес:.

Гриф об утверждении признается реквизитом официального документа, придающим нормативный или правовой характер его содержанию. Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения выглядит так:.

Основные положения. Резолюция , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату:. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. В документах приказ, распоряжение и т. Отметку о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Существует несколько способов оформления этого реквизита. Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:.

Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются, и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:. Если письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:.

Подпись — это реквизит, придающий юридическую силу документу, представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:. Важным является вопрос: кто может подписывать документ в отсутствие начальника? Это положение может быть специально оговорено в должностной инструкции заместителя руководителя.

Гриф согласования также является реквизитом официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Согласование документа оформляют визой согласования документа, которая включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи инициалы, фамилию и дату подписания:. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации.

Отметка об исполнителе — это реквизит, который включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме:. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа при необходимости — часы и минуты. Идентификатором электронной копии документа является отметка колонтитул , проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Кроме общих требований к реквизитам документов, описанных выше, существуют также требования к бланкам документов. Большинство организационно-распорядительных документов: протоколы, приказы, положения, инструкции, письма, справки, и так далее — должны создаваться на бланках документов.

На простой бумаге в произвольной форме могут быть написаны заявление о приеме на работу или объяснительная и докладная записка, отзывы и доклады. ГОСТ Р. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации , а также 02 герб субъекта Российской Федерации и 03 эмблема организации или товарный знак знак обслуживания располагают над серединой реквизита 08 наименование организации.

Реквизиты наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания документа, ограничительные отметки для реквизитов дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер документа и дату в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:.

И при необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов:. Бланк конкретного вида документа , кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:. Главное, чтобы эти требования не противоречили государственному стандарту. Кадровый документооборот.

Требования к оформлению кадровой документации. Код формы документа проставляют по ОКУД. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну единую дату. Например, дату 10 августа года следует оформлять Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже: Минюст России.

Департамент информатизации. И научно-технического обеспечения. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже: Генеральному директору. Главному бухгалтеру. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес: Государственное учреждение. Всероссийский научно-исследовательский.

Институт документоведения и архивного дела. Чернышева ул. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес: Белоусову А. Звездова, д. Омск, Варшавский р-н, Омская область, Личная подпись П.

Решением общего собрания. Акционеров от Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Резолюция , написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату: Тимофеевой Е.

Общие требования к оформлению кадровой документации: образец типового бланка. Уникальная возможность скачать документ себе на компьютер в форматах DOC (Word) и PDF на сайте ingilo.ru  На странице представлен образец бланка документа «Общие требования к оформлению кадровой документации» с возможностью скачать его в формате DOC и PDF. Тип документа: Требования. Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания. Размер файла документа: 18,4 кб. Скачать ingilo.ru Бланки Текст Смежные. Бланк документа. Посмотреть все страницы в галерее. Скачать образец документа. Скачать ingilo.ru

Кадровое делопроизводство: основные требования к ведению кадровой документации

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством. Поэтому документ - это важнейший инструмент эффективного управления. Отражением эффективных взаимоотношений юридических лиц с государством, структурами гражданского общества, отдельными лицами, другими представителями бизнеса является документационное обеспечение управления, или делопроизводство. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Делопроизводство реализуется во всех структурных подразделениях юридического лица, работающего с документами. Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов.

Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней.

Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства. Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации предприятия, учреждения независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы. Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии.

Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

С советских времен сложилось позитивное мнение о том, что в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции обязательного и строгого ведения кадровой документации, а в коммерческих организациях недооценивают роль документации по личному составу, нередко она вообще отсутствует или находится в неудовлетворительном состоянии.

Действительно, руководители коммерческих организаций часто не считают необходимым создание отдельного структурного подразделения по учету кадров. Обязанности по оформлению трудовых книжек сотрудников и издание минимума приказов возлагают на секретарей или бухгалтеров, которые из-за большого объема основной работы ведут кадровое делопроизводство с нарушениями требований Трудового кодекса Российской Федерации, Инструкции по ведению трудовых книжек, не выполняют и не учитывают требований архивных органов к кадровой документации.

Однако и в бюджетных организациях работа по учету, к сожалению, далеко не всегда поставлена как следует. Занимаясь работой с персоналом, понимаешь, что правильная организация кадрового делопроизводства на предприятии требует знания большого количества нормативных материалов, умения ориентироваться в изменениях в законодательстве и новых формах применяемых документов.

Эта книга содержит подборку актуальных нормативных материалов в помощь как специалисту-кадровику, занимающемуся кадровым делопроизводством, так и секретарю, решающему кадровые вопросы своей компании.

Необходимо уметь работать с кадровой документацией, стремясь при этом защитить интересы работодателя и не ущемить интересы работника, так как жизнь постоянно напоминает, что правовая грамотность и самоуважение людей в наше время все больше возрастают. Появляется все больше источников юридических знаний по трудовым вопросам. Поэтому необходимо быть грамотным кадровым работником, умеющим вести работу по документационному обеспечению управления персоналом, не нарушая прав и не ущемляя интересов обеих сторон.

Кадровое делопроизводство должно основываться на нормативно-методических документах по работе с кадровой документацией. К ним относятся:. Основной процесс документационного обеспечения управления кадрами условно можно разделить на две взаимосвязанные части: документирование управления кадрами; организация работы с кадровыми документами.

Основным документом, регулирующим вопросы трудовых отношений, является Трудовой кодекс Российской Федерации далее — ТК РФ , который вступил в действие с 1 февраля г. Именно в нем следует искать указание на другие нормативные документы, необходимые для работы по учету и управлению персоналом организации.

Трудовой кодекс увеличил количество письменных форм документов, отражающих взаимоотношения работодателя и работника. Создание любого документа основывается на определенных правилах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, обладающие юридической силой; способствует их оперативному прохождению, обработке, анализу содержащейся в них информации и в конечном итоге — принятию качественного управленческого решения.

В нашей стране существует многолетняя традиция применения стандартов на организационно-распорядительные документы, закрепивших основные правила оформления документов первые стандарты были введены еще в г. Целесообразно включить в список необходимых следующие нормативные документы:. Заключительным этапом обработки документа является его архивирование.

Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать следующие нормативы:. Согласно ч. Действующий Трудовой кодекс Российской Федерации требует, чтобы в организации был создан ряд локальных нормативных документов:. Законодательные основы регулирования вопросов нормирования труда нашли свое отражение в гл.

Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению во всех организациях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ. Единые нормы труда утверждаются на определенный срок. Нормативы по труду - это регламентированные значения величины следующих показателей: затрат труда времени на выполнение отдельных элементов комплексов работ, обслуживание единицы оборудования, рабочего места, бригады, структурного подразделения и т.

К нормативам по труду относятся также нормативы режимов работы технических средств, оборудования, по которым устанавливаются оптимальные режимы протекания процесса и определяется основное технологическое машинное и машинно-ручное время.

Степень дифференциации или укрупнения норм определяется конкретными условиями организации производства и трудового процесса. По сфере применения нормативные материалы для нормирования труда подразделяются на межотраслевые, отраслевые ведомственные, профессиональные и местные. Межотраслевые нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях двух и более отраслей экономики. При этом следует учитывать, что ст.

Отраслевые ведомственные, профессиональные нормы предназначаются для нормирования труда на работах, выполняемых на предприятиях в учреждениях, организациях одной отрасли экономики. Местные нормы труда устанавливаются и применяются на конкретных предприятиях в учреждениях, организациях. Указанные нормы применяются в тех случаях, когда отсутствуют межотраслевые и отраслевые нормативные материалы, а также при создании более прогрессивных организационно-технических условий или их несоответствии по сравнению с учтенными при разработке действующими отраслевыми нормативными материалами.

Типовые нормы труда согласно ст. Во исполнение данной нормы постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября г. При этом типовые нормы труда утверждаются соответствующим федеральным органом исполнительной власти в соответствии с правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Пересмотр типовых норм труда в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, осуществляется в порядке, установленном для их разработки и утверждения. Местные нормативные материалы разрабатываются на отдельные виды работ в тех случаях, когда отсутствуют соответствующие межотраслевые и отраслевые нормативные материалы. Местные нормативные материалы утверждаются руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников или в порядке, установленном коллективным договором ст.

Обязательными для организаций соответствующих федеральных органов исполнительной власти являются отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы. Во всех случаях нормы труда должны быть обоснованными с технической, экономической, организационной, психофизиологической и социальной сторон. Создание этих документов не является обязательным, но опыт показывает, что их наличие во многом облегчает взаимодействие работодателя и работника.

Срок действия этих документов заканчивается при вступлении в силу новых редакций. К факультативным относятся следующие документы:. Должностные трудовые инструкции составляются и подписываются руководителями структурных подразделений и утверждаются директором организации.

Должностные трудовые инструкции в процессе деятельности и развития организации могут дополняться и изменяться. В этом случае после их утверждения руководителем работники за два месяца до ввода новых инструкций в действие письменно уведомляются об ознакомлении с их изменениями.

Ниже приведены должностная инструкция офис-менеджера служащего и рабочая инструкция уборщика Примеры 1. При создании Положения об аттестации необходимо ориентироваться на нормы Федерального закона от 27 июля г.

Согласно данному Федеральному закону аттестация проводится один раз в три года; не подлежат аттестации сотрудники, с которыми заключен срочный трудовой договор; не обязаны проходить аттестацию сотрудники, замещающие должности меньше года, достигшие предельного возраста, установленного для замещения должностей, беременные женщины. Служащий, находящийся в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, проходит аттестацию не ранее чем через один год после выхода из отпуска.

По результатам аттестации аттестационной комиссией принимается решение, изменяющее или сохраняющее аттестуемому занимаемую должность:. В случае принятия комиссией последнего решения аттестуемому рекомендуют пройти курс повышения квалификации либо перейти на другую должность. И только при отказе повышать квалификацию или переходить на другую должность служащий может быть уволен. Все решения руководитель должен принять не позднее чем через два месяца со дня аттестации, по истечении этого времени уменьшение служащему надбавки, его перевод или увольнение не допускаются.

Важно позитивно настроить работников перед проведением аттестации, убедить их, что она проводится во благо самим работникам и компании, а не будет являться поводом для сокращения и увольнения работающих.

Как часть Инструкции по делопроизводству или в виде самостоятельного документа разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству. В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для сотрудников этого отдела, Инструкция по кадровому делопроизводству обязательна для всех, кто в ней указан по должности. В ней описаны взаимоотношения между разными отделами по кадровому вопросу, например может содержаться положение о том, что все заявления, листы временной нетрудоспособности и т.

Со всеми локальными нормативными актами, действующими в организации, работники должны быть ознакомлены под роспись. Ознакомление с ними можно оформить на трудовом договоре или на листе ознакомления Пример 1. В любом случае обязательно должны быть указаны индивидуальные реквизиты каждого локального нормативного акта.

Все обязательные и факультативные локальные документы могут находиться на хранении в отдельном сейфе в помещении отдела кадров, ввиду того что деятельность отдела требует повышенных мер защиты от проникновения посторонних лиц. Прежде чем перейти к рассмотрению документов, непосредственно отражающих отношения работодателя и работника, остановимся на двух обязательных документах, при создании которых необходимо использовать одну из унифицированных форм, -штатном расписании и графике отпусков.

Существенно и то, что данные документы являются нормативными актами, с которыми организация не обязана знакомить своих сотрудников. В практической деятельности основной задачей делопроизводства по учету кадров является документальное оформление функции по управлению персоналом организации. Значение делопроизводственных правил для кадровых служб обусловлено тем, что в их деятельности, кроме нормативных правовых актов, организационных документов, значительное место занимают собственно кадровые документы или персональные данные, то есть информация о работниках.

До 6 октября г. КЗоТ с изменениями на 25 сентября г. Заключение трудового договора означает, что кандидат становится полноправным членом коллектива организации, поэтому работодатели часто изъявляют желание заключить гражданско-правовой договор, который является таковым формально, а по сути своей - трудовым.

Работники кадровых служб должны уметь отличать и оформлять гражданско-правовые договоры договор подряда, договор оказания услуг, договор поручения, лицензионный договор. Основания разграничения трудового и гражданско-правового договора приводятся в таблице 1. Ниже приводится образец оформления одного из видов гражданско-правового договора - договора на оказание услуг выполнение работ Пример 2. Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по определенной трудовой функции.

В тексте договора указываются также другие обязанности работодателя: обеспечение условий труда, выплата зарплаты и т. Работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка ст. Трудовые договоры работодатель должен был заключать с работником еще с г. Поэтому содержание и форму трудового договора, срок его действия, особенности заключения срочного трудового договора можно найти в постановлении Минтруда России от 14 июля г.

При оформлении трудового договора некоторые кандидаты предпочитают по старинке писать заявление о приеме на работу, которое излишне, так как содержит волеизъявление кандидата о выполнении работы и согласие работодателя воспользоваться услугами этого человека, притом что трудовой договор является документом, регламентирующим двусторонние трудовые отношения и закрепляющим волеизъявление сторон.

Что изменилось в оформлении кадровых документов

В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету. Указанный перечень документов не зависит от количества работников организации. Данное требование к кадровому учету любой организации определено прежде всего в нормах ТК РФ. О том, какие требования установлены к оформлению кадровой документации в организации, мы и поговорим в настоящей статье.

В соответствии с положениями ст. N ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. Документирование информации в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации.

Требования к оформлению основных кадровых документов содержатся в соответствующих нормативно-методических документах, которые будут рассматриваться далее. В ТК РФ не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов распоряжений по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов распоряжений , а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора.

К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению п. В соответствии с ОК Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 30 декабря г. N , кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:. Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.

Настоящим Стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в Постановлении Госкомстата России от 5 января г.

N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". При оформлении документов необходимо руководствоваться двумя основными вышеуказанными нормативами. Кроме традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются электронные документы.

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля г. N ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Электронный документ должен обладать всеми реквизитами юридически значимого документа наименование и место нахождения организации - создателя документа, код лица, изготовившего документ, код лица, ответственного за изготовление документа на компьютерном носителе, код лица, утвердившего документ и формой, доступной для непосредственного восприятия человеком.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа п. ГОСТ Р 6. Состав реквизитов, характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря г.

Рисунки Государственного герба Российской Федерации в многоцветном и одноцветном вариантах помещены в Приложениях 1 и 2 к Федеральному конституционному закону от 25 декабря г. Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением закона, а также надругательство над Государственным гербом Российской Федерации влекут за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Основной государственный регистрационный номер ОГРН юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации при ее наличии.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации русским государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации номера факсов, телексов, счетов в банке; адрес электронной почты и другие. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом положением об организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД класс Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания принятия решения , для акта - дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 10 октября г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другим.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Незарегистрированный документ юридической силы не имеет. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. При отправке документа в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:. Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Документ может утверждаться двумя способами: должностным лицом должностными лицами или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова "Утверждаю" без кавычек , наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" "Утверждена", "Утверждены" или "Утверждено" , наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Гриф утверждения присутствует не на каждом документе, поэтому рекомендуем обратиться к специальному перечню документов, подлежащих утверждению, который содержится в Приложении N 4 Приказа Главного архивного управления СССР от 23 мая г.

N 33 "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения". Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения при необходимости , срок исполнения, подпись и дату, например:.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем о ком , чего кого? Например: приказ о создании аттестационной комиссии, должностная инструкция ведущего эксперта. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов следует оформлять в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени "имеете", "владеете" или "были", "находились" и так далее.

Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй заключительной - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:.

Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах приказе, распоряжении и так далее организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа "приказываю", "предлагаю", "прошу".

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа "постановляет", "решил". В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа "приказываем", "решили". Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа "слушали", "выступили", "постановили", "решили". В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений положении, инструкции , а также содержащих описание, оценку фактов или выводы акте, справке , используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа "отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила".

Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным.

Требования к обработке персональных данных работников. Деятельность любого работодателя связана с подбором персонала, а также с накоплением, обработкой, хранением и использованием значительных объемов сведений о работниках.

Требования к оформлению кадровой документации

ГОСТ Р 7. Зачем нужно соответствовать ГОСТам? Поэтому так важно, чтобы элементы оформления соответствовали ГОСТу. Пункт 5. Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество. Росстандарт предложил четыре новых реквизита. Корректировок достаточно много, они коснулись сразу нескольких реквизитов. Дата п. Адресат п. Тут сразу несколько изменений. Во-первых, унифицирован порядок написания ФИО. Печать п. Это отдельный реквизит документа. Наиболее часто работники просят заверить копию трудовой книжки.

Однако соблюдение требований ГОСТа позволит решить сразу несколько задач. Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать. Варвара Смирнова 11 июля Новые реквизиты Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество.

Читайте также: Локальные нормативные акты. Не пропустите новые публикации Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать. В избранное. Кадровые вопросы. Отпуск бывает разный Отпуска. Все статьи номера. Кадровый ЭДО. Взгляд изнутри Работники. Персоналом Кадровые вопросы. Право аренды: карантин приносит пользу Крупному бизнесу. Ошибки плательщиков УСН, которые могут дорого обойтись Налоги.

Напишите нам. Название организации:. Электронная почта:.

Общие требования к оформлению кадровой документации

ГОСТ Р 7. Зачем нужно соответствовать ГОСТам? Поэтому так важно, чтобы элементы оформления соответствовали ГОСТу. Пункт 5. Росстандарт перетасовал реквизиты, сохранив общее количество.

Общие требования к составлению и оформлению кадровой документации. Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.  Требования к оформлению документов», принятым Постановлением Госстандарта России от N Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Что новый ГОСТ нам приготовил

При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. Вначале уточняется цельсоставления документа и вопросы , которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма , которая предполагается определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты , которые регулируют порядок решения вопросов, поставленных в документе.

1.1.2. Правила оформления кадровых документов

В Трудовом кодексе Российской Федерации не содержатся требования к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов распоряжений по личному составу работодателем и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов распоряжений , а также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, и коллективного договора. К форме трудового договора предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации определены ГОСТом Р 6. Этим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.

Российский бухгалтер, N 7, год Елена Иванова, эксперт журнала. В любой организации независимо от ее формы собственности и организационно-правовой формы должен быть определенный перечень документов по кадровому учету.

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации. При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов Например, в соответствии с ГОСТом Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации. Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Постановлением Госстандарта РФ от

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 6. Требования к оформлению документов – примеры, судебная практика.
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.